Cases

ITSecurity supporterer erhvervskunder og har åbent på mail og telefon mellem 8.00-16.00 på hverdage (fredag 8.00-15.30).
Efter normal åbningstid overtager vores vagtteam, som står klar hele året rundt.

Fejl og spørgsmål kan indrapporteres ved at sende en mail til vores IT-support på: support@itsecurity.dk

Alternativt kan vi kontaktes på telefonen, hvor vores team sidder klar til at tage imod opkald.

Support telefon: +45 70 250 740

Henvendelser udenfor almindelig arbejdstid vil blive omstillet til vores vagttelefon. Denne kan benyttes ved forretnings-, eller driftskritiske nedbrud på systemet.

75% af de sager vi modtager bliver løst indenfor 8 arbejdstimer og 95% af sagerne bliver løst indenfor 24 arbejdstimer efter modtagelse.

 

SUPPORT

+45 70 250 740

_Moderne og automatiseret bestillingsløsning til Kongerslev Kalk

Hos ITSecurity har vi stor erfaring med at implementere og effektivisere vores kunders IT-løsninger. Derfor stod vi klar med ekspertviden, da Kongerslev Kalk havde brug for hjælp til bl.a. at optimere deres arbejdsgange i Navision. Denne case omhandler automatisering af Navision / Microsoft 365 Dynamics Business Central, samt hvordan netop denne løsning kunne afhjælpe nogle faldgruber i de interne arbejdsgange i Kongerslev Kalk.

Hvem er Kongerslev Kalk A/S?

Kongerslev Kalk A/S er en virksomhed, der til hverdag beskæftiger sig med håndtering af og levering af kalk til både industri, landbrug og private haver, og tilbyder spredning af kalk i lokalområdet. Kongerslev Kalk A/S er en af Danmarks førende leverandører af kalk, der fremstilles og leveres fra virksomhedens eget kalkbrud. Kongerslev Kalk producerer en lang rækker kvalitetsprodukter, som bl.a. plænegødning, perlekalk, havekalk, naturgødning, foderkridt m.m. 

Hvad var udfordringen?

Kongerslev Kalk oplevede en række faldgruber i deres interne, manuelle arbejdsgange, hvilket medførte både spildtid og risiko for fejl i bl.a. bestillingen af bulkvarer samt i læsse-processen. Helt konkret blev ordre og bestillinger foretaget telefonisk til Kongerslev Kalk, hvor disse blev indtastet manuelt på kontoret i Navison (NAV).

”Kunder som bl.a. maskinstationer og landmænd ringede ind til os for at bestille bulkvarer i form af kalk af forskellig art, og det betød også, at vores kunder oplevede en længere ekspeditionstid, fordi bestillingsprocessen involverede manuelle indtastninger.”
– Brian Villadsen, Kongerslev Kalk

Kongerslev Kalk havde igennem årene erfaret, at denne proces forsinkede arbejdet, og der var risiko for fejl i form af forkerte indtastninger. Derfor blev der brugt tid på fejlrettelser, koordinering og manuelle registreringer i det interne system Navision (NAV). Ydermere oplevede Kongerslev Kalk, at der kunne opstå fejl når lastbilerne skulle læsses, fordi læsserne havde modtaget de forkerte oplysninger. Dette forsinkede ekspeditionstiden fra Kongerslev Kalk.

Hvilken løsning kunne vi tilbyde?

ITSecurity kunne tilbyde en løsning gennem opsætningen af et automatiseret ERP-system, hvilket står for Enterprise Ressource Planning. Det pågældende system hos Kongerslev Kalk kaldes NAV eller Navision / Microsoft Dynamics 365 Business Central.

”Kongerslev Kalk har haft et mangeårigt samarbejde med ITSecurity, og vi har haft deres øjne på alt fra ERP og Navision til udviklingen af et bestillingssystem, hvilket var noget vi igangsatte for cirka halvandet år siden.”
– Brian Villadsen, Kongerslev Kalk

ITSecurity har sammen med Kongerslev Kalk haft et fælles fokus på at øge den overordnede kvalitet af de interne processer, for bl.a. at kunne tilbyde en bedre service til kunderne, og for at mindske mængden af manuelle arbejdsgange for medarbejderne hos Kongerslev Kalk.
Vi gennemgik derfor hele processen; fra en bestilling bliver foretaget af en kunde og oprettet hos Kongerslev Kalk, til at lastbilen ankommer og bliver læsset.

Vi blev enige om at optimere arbejdsgangene i NAV, med den vision om, at ordre fremover automatisk skulle blive genereret og registreret i NAV via et online bestillingssystem. Dette kunne bl.a. medføre, at risikoen for forkerte indtastninger ville blive væsentligt reduceret. Derudover ville mængden af manuelle arbejdsopgaver ligeledes blive betydeligt mindre.

En moderne løsning til en moderne virksomhed 

Vi startede med at opsætte et online bestillingssystem, hvor kunderne nemt kan oprette en ordre, der automatisk bliver overført til ERP-systemet NAV hos Kongerslev Kalk. Til denne bestillingsproces tilknyttede vi en ordrebekræftelse med en QR-kode, som kunden modtager efter en bestilling. Denne QR-kode følger ordren fra lastbilen ankommer, og til den forlader Kongerslev Kalk efter pålæsning.

Når den tomme lastbil ankommer til Kongerslev Kalk, bliver den først vejet, hvorefter vægten bliver registreret sammen med nummerpladen og den tilhørende QR-kode i en app. For at sikre, at medarbejderne hos Kongerslev Kalk modtager de korrekte oplysninger om både ordre og lastbil, gav det mening at benytte iPads i førerhuset på læssemaskinerne, hvor fra føreren nemt kan tilgå hver ordre via appen.

Når lastbilen skal læsses, har medarbejderen dermed alle de relevante oplysninger lige ved hånden – QR-koden, ordren, nummerpladen, samt lastbilens tomme vægt, er blevet registreret i appen løbende. Dermed ved medarbejderen præcis hvad og hvor meget den pågældende lastbil skal have læsset.

Inden lastbilen forlader Kongerslev Kalk, bliver den vejet igen, før bommen åbner. Lastbilens læssede vægt, samt øvrige oplysninger om den færdige ordre, sendes automatisk til kunden i en mail, så snart lastbilen er blevet vejet, og forlader Kongerslev Kalk.

”Vi oplever, at det fungerer perfekt. Det har bl.a. betydet, at vi ikke mærker, at vi i højsæsonen kan have over 100 ekspeditioner dagligt. Vi kan kigge ud ad vinduet og tænke ”Hvor kommer alle de lastbiler fra”, og det er simpelthen fordi bestillingsprocessen er 100% automatiseret.”
– Brian Villadsen, Kongerslev Kalk

 

Hvordan fungerer denne løsning i praksis?

Med implementering af NAV i Kongerslev Kalk kan virksomheden fremover reducere spildtid, afdække og mindske faldgruber, og sikre kvaliteten af virksomhedens service og interne arbejdsgange. ITSecurity analyserede bestillingsprocessen for kunder hos Kongerslev Kalk, med henblik på at kortlægge, hvordan den nye løsning fungerer i praktisk.

Nedenstående fremgår en visualiseret procesbeskrivelse af de seks trin, der udspiller sig fra at en bestilling bliver oprettet, og til at produktet bliver transporteret fra Kongerslev Kalk

  • I det første trin bestiller kunden et produkt gennem et online bestillingssystem hos Kongerslev Kalk.

  • På næste trin modtager kunden en ordrebekræftelse med en QR-kode.

  • På det tredje trin ankommer lastbilen, som afhenter det bestilte produkt hos Kongerslev Kalk, hvilket medarbejderne gøres opmærksomme på via app’en.

  • På det fjerde trin bliver lastbilen vejet med sin tomme vægt, og denne registreres sammen med nummerpladen og QR-koden, hvilket sendes til appen.

  • På femte trin kan læsseren via app’en se, hvad lastbilen konkret skal have læsset.

  • På sjette og sidste trin bliver lastbilen afslutningsvis vejet, inden den kan køre ud til kunden med produktet. Kunden informeres via mail, når lastbilen forlader Kongerslev Kalk.

Hvorfor valgte vi denne løsning?

Formålet med implementeringen af Navision / Microsoft Dynamics 365 Business Central i Kongerslev Kalk var at reducere spildtid, minimere faldgruberne ved manuelle arbejdsopgaver, samt at kvalitetssikre læsse-processen. Ved implementeringen af NAV/Microsoft Dynamics 365 Business Central blev digitalisering, samt en højere grad af automatisering af de interne arbejdsgange, et naturligt resultat af samarbejdet.
Med denne løsning kunne vi konkludere, at Kongerslev Kalk for eftertiden ville slippe for tidskrævende arbejde med koordinering og fejlrettelser.

”Hos Kongerslev Kalk synes vi, at vi har et rigtig godt og konstruktivt samarbejde med ITSecurity, og så fungerer det bare – og det er jo det vigtigste af det hele”.
– Brian Villadsen, Kongerslev Kalk